Отправка сопроводительных документов курьерской службой

Отправляя сопроводительные документы при помощи курьерской службы, клиент выполняет действия, которые можно разбить на несколько пунктов.

Прежде всего он заполняет бланк внутреннего документа - карточку доставки/получения. Такой документ имеет утвержденную на данном предприятии форму, которая утверждена нормативным актом компании. Внутренняя карточка имеет несколько функций:

• в ней регистрируется сам факт получения курьерской службой пакета документов;
• предоставляется полная детальная информация о месте, времени и способе доставки документации;
• фиксируется доставка, сохраняются данные для контроля и отслеживания при необходимости;
• на курьера оформляется доверенность, повышая тем самым ответственность доставщика и расширяя его полномочия в случае непредвиденных ситуаций

Отправляя соответствующую документацию, производят подготовку курьерской доверенности и прилагают ее к пакету документов, вместе с карточкой доставки/получения. Такая доверенность по договоренности может быть одноразовой или долгосрочной, в случае регулярных перевозок.

• подготавливается сопроводительное письмо, содержащее дополнительные разъяснения и уточнения

Регистрируют сопроводительные письма по номеру и дате, оставляя в курьерской службе копию. Как вариант, для подтверждения факта отправки документов, может быть оформлено договорное письмо, которое регистрируется согласно установленным требованиям.

• предоставление оригинала мокрых печатей

В случае необходимого наличия печатей, заказчик может передать заверенные документы, сверив общее количество оригиналов, приложений или копий, которые будут доставлены по различным адресам. Если доставка срочная, клиентом предоставляется столько копий документации, сколько адресов доставки заявлено.

Если корреспонденция пересылается с задействованием сторонней организации для подписи, должна присутствовать присоединенная просьба о доставке отправителю в письменном виде. А комплект документов, которые потом возвращаются заказчику, обязательно должен быть отмечен специальным штампом.

Документы в курьерскую службу направляются в соответствии с положениями локального нормативного акта фирмы-доставщика. Поступление карточек получения/доставки фиксируется в журнале регистрации после проверки ответственным сотрудником.